Déclaration de Confidentialité Memory Lane – Roxelane Care B.V.

1. Introduction

Votre vie privée est importante pour nous. Cette Déclaration de Confidentialité explique comment nous traitons vos données personnelles.

Nous n’utiliserons vos données personnelles que pour les finalités indiquées dans cette Déclaration de Confidentialité et non pour d’autres finalités, sauf si un traitement ultérieur des données personnelles est compatible avec les finalités pour lesquelles ces données ont été initialement traitées.

2. Quelles données personnelles nous collectons

Nous collectons des données personnelles que vous ou un aidant nous fournissez via notre site web www.mymemorylane.com, via notre application Memory Lane, via le cadre Memory Lane ou lorsque vous nous contactez d’une autre manière. Les données personnelles sont des données qui peuvent être utilisées pour vous identifier.

Les données que nous collectons auprès de vous sont :

• • Nom
• • Date de naissance
• • Genre
• • Adresse
• • Adresse e-mail
• • Identifiants de connexion
• • Numéro(s) de téléphone
• • Données de paiement (numéro de compte bancaire, numéro de carte)
• • Adresse IP
• • Coordonnées GPS
• • Photos
• • Données de santé
• • Relations familiales
• • Données de mouvement
• • Saisies pour les fonctionnalités d’IA – telles que les messages texte, questions, commandes ou descriptions de contenu

3. Pourquoi nous collectons vos données personnelles : finalités et bases légales

Nous pouvons traiter vos données personnelles pour les finalités suivantes avec les bases légales mentionnées ci-dessous.

Nous n’utiliserons pas vos données personnelles à d’autres finalités, sauf si un traitement ultérieur des données personnelles est compatible avec les finalités pour lesquelles ces données ont été initialement traitées.

Nous n’utiliserons pas vos données personnelles pour prendre une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé, y compris le profilage.

Nous utilisons certaines données pour nos propres intérêts légitimes, tels que l’amélioration de nos services. Vous avez le droit de vous opposer à ces traitements. Si vous souhaitez vous opposer, vous pouvez nous contacter. Dans ce cas, nous cesserons de traiter vos données personnelles, sauf s’il existe des motifs légitimes impérieux pour lesquels notre intérêt dans le traitement l’emporte sur votre intérêt à faire cesser le traitement. Il est possible que, si vous nous demandez de cesser le traitement, vous ne puissiez plus utiliser pleinement nos services.

Utilisation des fonctionnalités d’IA

Dans l’application Memory Lane, nous proposons des fonctionnalités d’IA (telles que des rappels intelligents, l’analyse comportementale, le soutien à la conversation ou des insights personnalisés). Pour cela, nous collaborons avec l’un des fournisseurs de services d’IA tiers tels qu’OpenAI, Google Gemini ou xAI (Grok).

Seulement après que vous avez activé l’IA dans l’application, que vous avez vu un écran de consentement clair et que vous avez donné votre consentement explicite pour le fournisseur de services de votre choix, les données suivantes seront envoyées à ce tiers :

• Le texte que vous saisissez (par exemple des questions, commandes ou descriptions)
• Tout contexte pertinent, tel que des parties de l’historique de conversation ou des informations sur votre agenda, vos conditions de vie ou d’autres informations que vous avez partagées avec nous. xAI traite ces données exclusivement pour générer une réponse ou un résultat d’IA et agit en tant que sous-traitant en notre nom. Sans votre consentement explicite, aucune donnée personnelle ne sera envoyée au service d’IA. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment via les paramètres de l’application.

Pour chaque fournisseur de services, les conditions officielles de sous-traitance (Data Processing Addendum) de ce tiers s’appliquent. Cela garantit que les données sont traitées exclusivement en tant que sous-traitant conformément au RGPD. Pour plus d’informations sur la manière dont ils traitent les données personnelles, nous vous renvoyons à leurs politiques de confidentialité :

• OpenAI : https://openai.com/policies/privacy-policy
• Google Gemini : https://policies.google.com/privacy (complété par la Gemini Apps Privacy Notice)
• xAI (Grok) : https://x.ai/legal/privacy-policy

Service client et assistance

Si vous nous contactez au sujet d’une question ou d’un problème, nous pouvons traiter vos données personnelles. La base légale pour cela est l’exécution du contrat avec vous. Si nous n’avons pas encore de contrat avec vous, mais que le contact concerne la conclusion (éventuelle) d’un contrat, cela relève également de cette base légale (phase précontractuelle).

Communication de Memory Lane

Nous pouvons vous envoyer des newsletters et des messages et, dans ce cadre, traiter vos données personnelles. Cela peut être parce que vous vous êtes inscrit, auquel cas la base légale est le consentement. Nous pouvons également vous envoyer des newsletters et des messages avec des informations pertinentes sur nos services, auquel cas la base légale est l’exécution du contrat avec vous.

Enquêtes de satisfaction client

Nous pouvons mener des enquêtes de satisfaction client de différentes manières afin d’optimiser nos services. La base légale pour le traitement des données personnelles liées à cela est notre intérêt légitime.

Utilisation de Memory Lane et/ou de l’application Memory Lane

Si vous utilisez Memory Lane et/ou l’application Memory Lane, nous traitons les données personnelles nécessaires pour permettre l’utilisation de Memory Lane et/ou de l’application Memory Lane. Nous le faisons sur la base de l’exécution du contrat avec vous.

Les données que vous saisissez pendant l’utilisation, telles que vos données de profil et les photos que vous placez dans l’album photo, sont traitées par nos soins. Ces données sont stockées sur un serveur/cloud auquel nous, en tant que responsable du traitement, avons accès. Nous traitons également des données pour, par exemple, ajuster la rotation ou la taille et pour analyser (au moyen d’un logiciel) et les étiqueter, afin que les photos soient correctement regroupées.

Adresse IP et données de localisation

Nous collectons votre adresse IP et les coordonnées GPS pour des raisons de sécurité. Grâce à ces données, nous pouvons détecter des violations de sécurité, par exemple lorsque des tentatives de connexion répétées sont effectuées depuis une adresse IP inconnue (étrangère). Nous traitons les données de localisation pour pouvoir localiser un cadre Memory Lane éventuellement perdu. La base de ces traitements est notre intérêt légitime, afin de pouvoir sécuriser vos données.

Données de santé

Le cadre Memory Lane peut être utilisé pour un programme d’exercice personnalisé. Pour établir ce programme d’exercice personnel, nous demandons un nombre limité de données de santé. Nous demandons par exemple s’il y a une peur de tomber, une démence ou si vous souffrez de certaines articulations. Nous posons ces questions afin que le programme d’exercice puisse être adapté à vos possibilités et à vos circonstances. Vous pouvez également ignorer ces questions, mais cela peut entraîner un fonctionnement moins bon de la fonction. Nous ne traitons donc ces données que lorsque vous nous donnez votre consentement explicite. Vous pouvez également retirer ce consentement, auquel cas nous supprimerons ces données de santé.

Paiements ou remboursements

Si nous recevons des paiements de votre part ou devons vous effectuer des (remboursements), nous traitons vos données personnelles sur la base de l’exécution du contrat avec vous. Le processus de paiement passe par notre partenaire S.P. Abonneeservice B.V. (pour plus d’informations et la déclaration de confidentialité de ce tiers, voir http://www.spabonneeservice.nl/privacy.html). Nous avons conclu un contrat de sous-traitance avec ce partenaire, dans lequel nous avons convenu de la manière dont vos données doivent être traitées.

4. Combien de temps nous conservons vos données

Nous ne conservons vos données personnelles pas plus longtemps que nécessaire pour la finalité pour laquelle nous traitons les données.

Si nous n’avons plus de contrat avec vous, nous supprimons en principe également les données personnelles que nous détenons de vous dans les six (6) mois. Nous ne supprimons pas immédiatement les données personnelles, car nous devons encore pouvoir traiter d’éventuelles demandes de service. Dans ce délai de six mois, il est possible de renouveler l’abonnement Memory Lane sans perte de données ; après cela, ce n’est plus possible. Si vous vous êtes inscrit à notre newsletter ou au service de messagerie, nous conserverons ces données jusqu’à ce que vous indiquiez que vous ne souhaitez plus les recevoir.

Certaines données personnelles doivent être conservées plus longtemps parce que nous y sommes légalement obligés (par exemple les données relatives aux paiements). Nous conservons ces données aussi longtemps que dure l’obligation légale.

5. Comment nous sécurisons vos données

Nous assurons une sécurité appropriée de vos données personnelles et prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre un traitement illicite ou une perte.

Les mesures de sécurité que nous avons prises incluent, entre autres mais pas exclusivement, les mesures suivantes :

• • Nos systèmes informatiques sont et seront régulièrement mis à jour et sécurisés conformément aux normes en vigueur sur le marché ;
• • Notre application utilise des connexions chiffrées avec la plateforme cloud Microsoft Azure et un serveur d’images de TransIP. Toutes les informations sont stockées dans cet environnement cloud, de sorte qu’aucune donnée personnelle (à l’exception de votre nom d’utilisateur) n’est stockée localement sur votre appareil. À des fins de performance, certaines photos peuvent être temporairement stockées dans le cache local du cadre Memory Lane ;
• • Seules les personnes autorisées ont accès à vos données personnelles ;
• • Nous concluons des contrats de sous-traitance avec des tiers qui traitent vos données personnelles en notre nom.

6. Où vos données personnelles sont traitées

Le traitement de vos données personnelles par Memory Lane elle-même a lieu aux Pays-Bas. Si nous utilisons des tiers pour le traitement de vos données personnelles, ceux-ci se trouvent généralement dans l’Union européenne, mais éventuellement aussi en dehors.

Vos données personnelles ne seront pas traitées ni transférées vers d’autres pays sans que des garanties appropriées aient été mises en place pour protéger vos données.

7. Qui a accès à vos données

Nous ne fournirons pas vos données personnelles à des tiers, sauf aux catégories de tiers mentionnées ci-dessous ou si vous nous avez donné au préalable votre consentement pour partager vos données avec un tiers spécifique.

Nous pouvons partager vos données personnelles avec les catégories de tiers suivantes :

• • Conseillers professionnels tels que avocats et comptables
• • Tiers auxquels nous sous-traitons certains services, tels que : fournisseurs de systèmes informatiques ou de logiciels, prestataires de services informatiques, fournisseurs de stockage de documents et d’informations
• • Tiers qui nous soutiennent dans le cadre de nos services, tels que les services de recouvrement et d’encaissement
• • Prestataires de services qui nous aident pour les analyses, tels que SAS Analytics et Google Analytics
• • Prestataires de services d’IA – pour fournir des fonctionnalités d’IA dans l’application (uniquement après votre consentement explicite et le choix du prestataire), tels qu’OpenAI, Google Gemini ou xAI (Grok).

Nous nous réservons le droit de partager vos données personnelles avec (d’autres) tiers lorsque cela est légalement requis ou lorsque cela est nécessaire pour la protection des intérêts de vous, de nous ou de tiers.

8. Modifications de notre politique

Cette Déclaration de Confidentialité peut être modifiée en cas de changements dans nos services ou de modifications de la législation sur la protection de la vie privée. Nous annoncerons tout changement sur notre site web. Dans le cas de modifications qui vous concernent, nous vous informerons personnellement, par exemple en vous envoyant un e-mail.

9. Comment exercer vos droits

En vertu de la législation sur la protection de la vie privée (y compris le Règlement Général sur la Protection des Données – RGPD), vous disposez d’un certain nombre de droits. Ces droits sont décrits dans les articles 12 à 23 du RGPD et dans la législation connexe. Vous disposez au minimum des droits suivants concernant vos données personnelles :

• • Droit d’accès à vos données personnelles ;
• • Droit de rectification de vos données personnelles si elles sont incorrectes ;
• • Droit à l’effacement de vos données personnelles ;
• • Droit à la limitation du traitement de vos données personnelles ;
• • Si nous avons traité vos données personnelles sur la base de nos intérêts légitimes : droit d’opposition au (futur) traitement de vos données personnelles
• • Si nous avons traité vos données sur la base de votre consentement ou sur la base d’un contrat conclu avec vous : droit à la portabilité des données

Si vous souhaitez exercer un ou plusieurs de ces droits, vous pouvez nous contacter.

10. Droit de réclamation

Êtes-vous en désaccord avec une décision de notre part, par exemple lorsque nous décidons de ne pas supprimer vos données personnelles ? Vous pouvez alors utiliser une ou plusieurs des options suivantes :

• • Nous contacter via support@mymemorylane.com : nous essaierons alors de trouver une solution avec vous.
• • Déposer une plainte : vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité néerlandaise de protection des données : https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/
• • Demander une médiation : vous pouvez demander à l’Autorité néerlandaise de protection des données de médier entre vous et nous : https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/
• • Saisir le tribunal : vous avez le droit de saisir le tribunal compétent pour régler le litige.

11. Contact

La responsabilité du traitement des données personnelles visées dans cette déclaration de confidentialité incombe à :

e-mail : support@mymemorylane.com

Si vous nous contactez avec une question ou une demande concernant vos données personnelles, il est important que nous soyons certains que la demande ou la question a bien été faite par vous ou en votre nom. C’est pourquoi nous vous demandons de joindre une copie de votre pièce d’identité, sinon nous ne pourrons pas traiter la demande. Dans cette copie, veuillez masquer votre photo, la MRZ (zone lisible par machine), le numéro de document et le numéro de service citoyen (BSN) afin de protéger votre vie privée. Nous répondrons à votre demande ou question dans les plus brefs délais.